LEGALIZACIÓN Y APOSTILLA

Los documentos públicos son los expedidos y autorizados por funcionarios o por depositarios de la fe pública en el ejercicio de sus funciones y dentro de los límites de su competencia, entre los que se encuentran:

Testimonios de escrituras públicas, documentos emitidos por funcionarios que desempeñen un cargo público, documentos que provengan de archivos públicos o dependencias del gobierno, certificaciones de actas del Registro Civil, actuaciones judiciales, entre otros documentos reconocidos por la Ley.

Para que un documento público otorgado dentro del territorio Nacional mexicano pueda ser válidamente utilizado en el extranjero y viceversa, requiere ser autenticado. Para ello existen dos formas de autenticación: la legalización tradicional, también conocida como legalización en cadena y la Apostilla.

Ambas formas de legalización de documentos acreditan lo siguiente: la autenticidad de la firma que aparece en el documento, que la persona quien firmó el documento se encontraba facultada para ello y que el sello o timbre que en su caso conste en el documento es auténtico. La legalización no certifica el contenido del documento, ni le da valor adicional.

La legalización en cadena consiste en una serie de legalizaciones que van realizando de manera concatenada diversas autoridades del País en donde es emitido el documento, es decir, este documento debe ser presentado ante distintas oficinas de gobierno una tras otra, incluida la embajada o consulado del país en que será utilizado, de tal suerte que, no podrá omitirse la autenticación de cada una de esas autoridades para que este documento sea satisfactoriamente legalizado. Esta forma de legalización es aplicable únicamente para legalizar documentos públicos mexicanos que se pretenda surtan efectos en un país que no forma parte de la Convención de La Haya.

Para ejemplificar, considerando para ello el procedimiento de legalización en cadena de un poder otorgado ante notario público en México que pretende usarse en el extranjero, este consistiría en lo siguiente:

1. La autenticidad de la firma y el sello del notario se verifica por la Secretaría de Gobierno de la entidad Federativa donde ejerce funciones dicho notario;

2. Secretaría de Gobernación certifica la autenticidad de la firma del funcionario de la Secretaría de Gobierno del Estado que legalizó el documento;

3. La firma del funcionario de la Secretaría de Gobernación es verificada y autenticada por la Secretaría de Relaciones Exteriores.

4. Finalmente, el documento es legalizado en el consulado o representación diplomática del país destinatario acreditada en México, certificando la firma del funcionario de la Secretaría de Relaciones Exteriores.

Esta forma de legalización es un proceso que puede llegar a demorarse algunas semanas, por lo que resulta un trámite considerablemente más tardado y representa un mayor gasto en comparación con la Apostilla.

Por otro lado, la Apostilla simplifica el requisito de legalización de documentos públicos, ante los inconvenientes ocasionados por la complejidad de la Legalización Tradicional, la cual proviene de la Convención de la Haya por la que se suprime el requisito de la legalización de los documentos públicos extranjeros, del 5 de octubre de 1961, también conocida como Convención de la Apostilla. Ésta forma de autenticación de documentos es aplicable solamente para los países que forman parte de la Convención, la cual actualmente ha sido suscrita por 112 países, entre ellos México desde agosto de 1995, por lo que debe de asegurarse que el país destinatario del documento forme parte de ella.

Esta forma de legalización simplificada sustituye el procedimiento de legalización en cadena por una sola certificación denominada como “Apostilla”, colocada por la autoridad designada en el país del cual es originario el documento. La certificación se adhiere directamente o por separado al documento, mediante estampillas, etiquetas adhesivas o sellos impresos apegándose lo más posible al modelo establecido por la propia Convención para tales efectos, y una vez colocada queda legalizado el documento.

La Apostilla no es aplicada para documentos expedidos por agentes diplomáticos o consulares, ni los documentos administrativos que se refieran a una operación mercantil o aduanera.

Cada País parte de la Convención designará qué autoridades serán las encargadas de expedir la Apostilla, en el caso de México las apostillas se llevan a cabo en las siguientes dependencias: Si se trata de documentos expedidos en cualquier Estado de la República Mexicana, deberán apostillarse en la Secretaría General de Gobierno en cada Estado; Los documentos federales deberán ser apostillados por la Secretaría de Gobernación; y los documentos expedidos por autoridades de la Ciudad de México, deberán apostillarse en la Dirección General Jurídica y de Estudios Legislativos del Gobierno de la Ciudad de México.

Antes de apostillar un documento, es recomendable cerciorarse si en el país en que se pretende utilizar se es necesario para reconocerlo como un documento público extranjero, o si en ese caso particular se simplifica el requerimiento de una apostilla o dispensa al documento de la exigencia de la legalización, lo cual puede resultar de algún tratado o acuerdo vigente entere el país emisor y el país receptor.

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